Сфера
Тип документа
Разработаем чек-листы под ваши задачи
Тестовый доступ
Заполните форму, мы свяжемся с вами и поможем начать работу с чек-листами
Как сеть сидрерий прошла проверку Роспотребнадзора без нарушений и перевела контроль 4 точек в один экран
30 мин
Кейс внедрения электронных чек-листов для удалённого контроля персонала и отказа от бумажных журналов
на проверку всех точек
вместо 4–5 часов в неделю
вместо 4–5 часов в неделю
0
нарушений по итогам проверки
Роспотребнадзора
Роспотребнадзора
−70%
недочётов по чистоте
и забытых задач персонала
и забытых задач персонала
WE Team — группа компаний, в которую входят 4 заведения в Москве: 3 сидрерии WE Cidreria (м. Сухаревская, м. Маяковская, м. Китай-город) и паб Guns&Bears (ул. Новослободская, 46, с. 1), а также собственное производство сидра. Самый большой выбор сидра в России — 250−300 позиций. У них была система контроля: бумажные чек-листы и Google Docs — стандартный подход, который выбирают многие заведения до перехода на электронные чек-листы. Но это создавало иллюзию контроля — галочки ставились, а чистота и маркировка страдали. Фактическое исполнение было невозможно проверить. После перехода на Сервис Инспектор: экономия времени (не нужно ездить от точки к точке), успешная проверка Роспотребнадзора, защита от негативных отзывов через фото из чек-листов.
Эта история о том, почему галочка ≠ выполнение, и как перейти от иллюзии контроля к фактическому.
Эта история о том, почему галочка ≠ выполнение, и как перейти от иллюзии контроля к фактическому.
Содержание:
- Бумажный чек-лист в ресторане: почему галочка ≠ выполнение
- Что теряет заведение без реального контроля персонала
- Когда удалённый контроль нескольких точек стал необходимостью
- Электронный чек-лист с фото: от галочек к фактическому контролю в кафе и баре
- Как внедрить электронные чек-листы без сопротивления сотрудников
- Результаты автоматизации: время, Роспотребнадзор, репутация
Бумажный чек-лист в ресторане: почему галочка ≠ выполнение
Многие управляющие заведений думают: если есть бумажные чек-листы или формы в Google — контроль выстроен, но это иллюзия.
WE Team столкнулись с этим напрямую. Чек-листы были, сотрудники их заполняли, но фактическое выполнение проверить было невозможно. Галочка стоит, а в уборной грязно. Отчёт заполнен, а маркировка не сделана
WE Team столкнулись с этим напрямую. Чек-листы были, сотрудники их заполняли, но фактическое выполнение проверить было невозможно. Галочка стоит, а в уборной грязно. Отчёт заполнен, а маркировка не сделана
“
Самая большая проблема была в том, что проверить фактическое исполнение чек-листа было довольно тяжело. Очень многие сотрудники для галочки могли исполнить чек-лист на бумажке, а по факту ничего не происходило.
Особенно остро это проявлялось на нескольких точках одновременно. Управляющей приходилось ездить от точки к точке, проверять каждый журнал вручную, тратить время на дорогу и физические проверки.
“
Я тратила очень много времени, чтобы доехать от точки до точки и проверить каждый чек-лист, каждый журнал. На это уходило моё время, на это уходило время на дорогу. Это всё занимало очень много времени
Что теряет заведение без реального контроля персонала
-
Галочка ≠ выполнение
Сотрудник ставит галочку на бумаге или в Google Docs, а по факту пункт не выполнен. Проверить это можно только лично приехав на точку. Особенно страдала чистота поверхностей, было сложно проследить досконально за каждой мелочью.
«Чаще всего проваливалась чистота тех же поверхностей. Условно, не всегда можно проследить за всем досконально, а когда ты идёшь сразу по чек-листу, ты замечаешь всё» — поделился Дмитрий Демишин (администратор WE Cidreria на Сухаревской)
Для кафе и баров это особенно критично — электронный чек-лист фиксирует факт, а не намерение. -
Конфликты в чатах
Кто накосячил? Кто оставил грязь? Кто не сделал маркировку? Начинается разборка в чатах, но доказать ничего нельзя, потому что бумажка не покажет, кто именно не выполнил пункт.
«Стало проще отслеживать, кто накосячил. Ребята понимают, кто где накосячил, и уже не начинается разборка в чатах 'кто же это был'» — рассказала Ксения, руководитель контроля качества и обучения «WE Team» -
Невозможно контролировать несколько точек
Чтобы понять, что происходит на объекте, нужно лично приехать. На 4 точки это физически невозможно делать регулярно. Управляющая тратила огромное количество времени на разъезды.
Удалённый контроль заведений становится единственным решением при масштабировании сети. -
Специфика бара: барная стойка и санузлы всегда на виду
В баре гости проводят время у барной стойки, она всегда на виду. Грязная стойка или разводы на зеркалах в уборной мгновенно портят впечатление и бьёт по репутации. -
Критичные пункты забываются
Маркировка, чистота уборных, чистота зала — всё это напрямую влияет на гостей и на проверки Роспотребнадзора. Но на бумаге или в Google Docs легко забыть про пункт или формально его отметить. -
Нет доказательств — нет разговора
Даже если сотрудник точно не выполнил пункт, без фиксации это невозможно доказать. Разговор заходит в тупик: слово против слова, бумажка ни о чём не говорит. В итоге проблема либо замалчивается, либо превращается в конфликт.
Узнали свою ситуацию?
Бумажные чек-листы, Google Docs и разборки в чатах — типичная картина для заведений, которые ещё не перешли на электронный контроль персонала.
Покажем, как это работает на примере вашего ресторана или сети — бесплатно, за 30 минут.
Покажем, как это работает на примере вашего ресторана или сети — бесплатно, за 30 минут.
Когда удалённый контроль нескольких точек стал необходимостью
Управлять несколькими точками через бумажные чек-листы и Google Docs становилось всё сложнее.
«В какой-то момент мы открыли точку в Сочи, а Сочи — это далеко и сложно. Поэтому мы всё переводили на автоматизацию. И в том числе нашли Сервис Инспектор для себя» — вспоминает Ксения, руководитель контроля качества и обучения «WE Team»
«В какой-то момент мы открыли точку в Сочи, а Сочи — это далеко и сложно. Поэтому мы всё переводили на автоматизацию. И в том числе нашли Сервис Инспектор для себя» — вспоминает Ксения, руководитель контроля качества и обучения «WE Team»
Нужна была система, которая даёт фактический контроль удалённо, без постоянных разъездов от точки к точке.
Электронный чек-лист с фото: от галочек к фактическому контролю в кафе и баре
Переход на электронные чек-листы с фото-фиксацией изменил сам принцип контроля в заведениях: вместо галочки — фото. Вместо «я проверил» — «вот доказательство».
Что изменилось:
- Фото вместо галочек. Теперь сотрудник не просто отмечает «уборная чистая» или «маркировка сделана», а прикрепляет фото. Управляющая видит фактическое состояние удалённо, без поездки на точку.
- Отчёты вместо разъездов. Не нужно ездить от точки к точки. Управляющая открывает Сервис Инспектор и за пару секунд видит, что происходит на каждой точке.
- Прозрачность вместо конфликтов. Понятно, кто выполнил пункт, кто нет. Нет разборок в чатах «кто же это был». Фотографии прикреплены с датой и временем, видно, кто именно проходил чек-лист.
- Регулярность вместо забывчивости:
“
Проверка тех же уборных и чистота зала стала регулярной и неотъемлемой частью нашей работы. И это напрямую влияет на гостей — визуально стало лучше.
Забавная деталь:
В WE Team нашли неожиданный способ доказать чистоту зеркал: сотрудники попадают в кадр при фотографировании. Если отражение чёткое — значит, зеркало действительно чистое.
«Теперь у нас администраторы фотографируются обязательно в зеркало уборной, с улыбкой и радостью, надеюсь. Но зато сразу видно, что зеркало чистое» — поделилась с нами Ксения.
«Теперь у нас администраторы фотографируются обязательно в зеркало уборной, с улыбкой и радостью, надеюсь. Но зато сразу видно, что зеркало чистое» — поделилась с нами Ксения.
Как внедрить электронные чек-листы без сопротивления сотрудников
Сопротивления не было, было волнение. Любое нововведение вводит в стресс людей. Но мы справились с этим благодаря тому, что я объехала каждую точку и с каждым сотрудником прошла исполнение Сервис Инспектор. Плюс мне очень помогла наша сотрудница, которая уже работала с ним.
— Ксения, руководитель контроля качества и обучения
Что понравилось сотрудникам:
-
Понятно, что проверять
Идёшь по чек-листу — замечаешь всё. Не нужно держать в голове десятки пунктов. -
Проще работать
Фотографии прикрепляются с ежедневной регулярностью, всё автоматически сохраняется -
Меньше конфликтов
Видно, кто выполнил пункт, кто нет. Не начинается разборка «кто накосячил» -
Виден результат
Обращаешь внимание на мелочи, которые раньше проскакивали
Результаты автоматизации: время, Роспотребнадзор, репутация
-
Экономия времени управляющей
Раньше: ездить от точки к точке, проверять каждый журнал вручную, тратить время на дорогу.
Теперь: зайти в Сервис Инспектор, за пару секунд посмотреть отчёты со всех точек.
«Очень сильно почувствовали экономию времени и ресурсов. Я одна, заведений много. Сейчас я могу просто зайти в Сервис Инспектор и посмотреть это на удалёнке за пару секунд» — рассказала Ксения, руководитель контроля качества и обучения «WE Team» -
Успешная проверка Роспотребнадзора
Автоматизация проверок в ресторане — это не только удобство, но и защита при плановых и внеплановых проверках.
«Мы совсем недавно прошли проверку Роспотребнадзора успешно, и в том числе Сервис Инспектор нам в этом тоже помог. Очень много вещей, которые мы обязаны делать, но они забываются. Благодаря Сервис Инспектор мы не забываем о них» — говорит Ксения. -
Защита от негативных отзывов
Когда приходили отзывы по поводу плохой уборки санузлов, проблема решалась быстро: зашли в отчёты, посмотрели фотографии, которые персонал прикрепил. Проблема решена удалённо, не заезжая в заведение. Более того: были случаи, когда гость оставлял негативный отзыв, но открыли чек-лист и увидели, что на самом деле там было всё хорошо. Фото — доказательство. -
Решения принимаются быстрее
Благодаря чатам в Сервис Инспектор видно, где сотрудники не успевают выполнить пункт, где он сформулирован неверно. Можно быстро поменять чек-лист под реальные процессы. -
Чистота улучшилась
«Недочётов точно стало меньше. Мы стали обращать больше внимания на мелочи, на которые раньше не так часто обращали внимание. Тем самым повысили качество своих микроаудитов» — говорит Дмитрий Демишин
Регулярные проверки сотрудников в общепите через электронный чек-лист формируют культуру качества. -
Контроль работает, даже когда вас нет рядом
Управляющий может уехать в отпуск или на другую точку — стандарты не зависят от его физического присутствия.
«Переходите на нормальные электронные платформы… управляющий уехал на отдых, но посмотрел с Бали, что у него всё выполнено. Мне кажется, это здорово»— Дмитрий Демишин (администратор WE Cidreria на Сухаревской)
Что изменилось: было — стало
-
Было (Google Docs + бумага):
• Галочка ≠ выполнение
• Нужно ездить от точки к точке
• Конфликты в чатах «кто накосячил»
• Чистота поверхностей страдала
• Проверка Роспотребнадзора — стресс
• Негативные отзывы сложно опровергнуть
- Стало (Сервис Инспектор):• Фото = фактический контроль
• Проверка удалённо за секунды
• Прозрачность: видно, кто выполнил
• Недочётов стало меньше, обращают внимание на мелочи
• Проверку Роспотребнадзора прошли успешно благодаря СИ
• Фото из чек-листов = доказательство
• Экономия времени управляющей
Главные изменения в цифрах
-
Время на проверку точек: с 4–5 часов в неделю до 30 минут
Управляющей больше не нужно ездить от точки к точке. Все отчёты — в одном месте -
Успешная проверка Роспотребнадзора:
0 нарушенийСистема помогла не забыть про критичные пункты (маркировка, санитария, документация) -
Недочёты по чистоте: –70%
Фотофиксация и регулярные чек-листы помогли снизить количество упущенных деталей
Система, которая работает на вас, а не создаёт видимость работы
Бумажные чек-листы и Google Docs создают иллюзию контроля. Настоящий контроль требует прозрачности, фиксации и возможности проверить фактическое выполнение удалённо.
«Если сейчас ведёте контроль через бумажные чек-листы или мессенджер — переходите на автоматизацию. Бумажные проверки занимают очень много времени у сотрудников, фактическое исполнение может страдать, что влияет на гостей напрямую, а далее — на прибыль» — поделилась Ксения.
«Переходите на нормальные электронные платформы — не отправляйте чек-листы через мессенджер, не ведите их на бумаге. Это удобнее, это можно проверить даже с другой точки планеты. Условно, управляющий уехал на отдых, но посмотрел с Бали, что у него всё выполнено. Мне кажется, это здорово» — рассказал администратор WE Cidreria на Сухаревской.
«Если сейчас ведёте контроль через бумажные чек-листы или мессенджер — переходите на автоматизацию. Бумажные проверки занимают очень много времени у сотрудников, фактическое исполнение может страдать, что влияет на гостей напрямую, а далее — на прибыль» — поделилась Ксения.
«Переходите на нормальные электронные платформы — не отправляйте чек-листы через мессенджер, не ведите их на бумаге. Это удобнее, это можно проверить даже с другой точки планеты. Условно, управляющий уехал на отдых, но посмотрел с Бали, что у него всё выполнено. Мне кажется, это здорово» — рассказал администратор WE Cidreria на Сухаревской.
Это и есть настоящий удалённый контроль заведения — работает, даже когда вы в отпуске.
Готовы внедрить электронные
чек-листы в своём ресторане?
WE Team прошла этот путь: от бумажных журналов
к удалённому контролю 4 точек, успешной проверке Роспотребнадзора и прозрачности в команде.
Разберём ваши процессы и покажем, как Сервис Инспектор закроет именно ваши задачи — будь то одно заведение или сеть по всей России
к удалённому контролю 4 точек, успешной проверке Роспотребнадзора и прозрачности в команде.
Разберём ваши процессы и покажем, как Сервис Инспектор закроет именно ваши задачи — будь то одно заведение или сеть по всей России
